Tapahtumaorganisointi Villikortin kohdalla tarkoittaa erilaisten tapahtumien, niin pienten kuin suurempienkin järjestämistä. Villikortti sekä suunnittelee että järjestää tapahtuman kokonaisvaltaisesti alusta loppuun tai organisoi mahdollisesti myös pienempiä kokonaisuuksia, kuten esim. yksittäisen tapahtuman markkinoinnin tai ohjelman. Edellytämme aina yhteistyötä ja molemminpuolista avoimuutta toimeksiantajamme kanssa: näin takaamme lopputuloksesta parhaan mahdollisen.
Tapahtuman organisointi aloitetaan yhteisellä kartoituspalaverilla, jossa määritellään yhteiset tavoitteet sekä keinot, miten tuotetaan parhaita mahdollisia tuloksia. Tämän jälkeen jokaiseen tapahtumaan erikseen valittu projektipäällikkö määrittelee projektiin tarvittavat työntekijät ja kasaa yhteen tarvittavan tiimin. Yhdessä tiimin kanssa projektipäällikkö lähtee toteuttamaan kutakin toimeksiantajan kanssa sovittua osa-aluetta.
Kullekin osa-alueelle valitaan vastuuhenkilö. Tapahtumaorganisoinnissa tärkeimpiä osa-alueita ovat mm. yleiset järjestelyt, markkinointi, somistus, ohjelma sekä kirjanpito.
- Yleisiin järjestelyihin luetaan muun muassa paikan varaaminen ja päivämäärän lukkoon lyöminen, tarjouksen tekeminen ja alustavan aikataulun laatiminen. Tämä tiimi toimii tiiviisti yhteistyössä projektipäällikön kanssa.
- Markkinointitiimi suunnittelee tapahtuman markkinoinnin tekemänsä markkinointisuunnitelman avulla ja toteuttaa sen. Tapahtumasta tiedottaminen kuuluu myös markkinointitiimin vastuulle.
- Somistukseen kuuluu yhtenäisen ilmeen luominen koko tapahtumalle alusta loppuun.
- Ohjelmatiimi suunnittelee tapahtuman käsikirjoituksen ja huolehtii sen sujuvuudesta.
- Kirjanpitoon kuuluu kuittien ja tositteiden säilyttäminen ja kirjaaminen, sekä laskujen tekeminen.
Projektin edetessä kokouksia pidetään säännöllisesti sekä osa-alueittain että koko projektiorganisaation kesken. Kokouksista pidetään tarkkaa pöytäkirjaa. Kaikki tiimit tekevät yhteistyötä ja tapahtuman koosta ja luonteesta riippuen osa-alueet saattavat hieman vaihdella. Kunkin projektin kohdalla tehdään siis oma räätälöity suunnitelma. Tapahtuman edetessä palaveerataan myös toimeksiantajan kanssa, jotta hän pystyy seuraamaan tapahtumien kulkua.
Jokainen Villikortin järjestämä tapahtuman on yksilöllinen. Tapahtumaorganisointi räätälöidään juuri asiakkaan tarpeiden mukaisesti, juuri niin laajaksi tai keskittyen tiettyyn yksityiskohtaan kuin asiakas toivoo. Ota rohkeasti yhteytta Villikortin projektivastaavaan ja keskustele lisää!
